Khi một chương trình sự kiện được lên ý tưởng thì phần xây dựng ngân sách là điều rất cần thiết giúp chúng ta tổ chức thành công event theo đúng kịch bản đã định trước, cũng như hạn chế được tình trạng chi tiêu quá ngân sách cho phép.
Xây dựng ngân sách sự kiện đảm bảo cho sự thành công của chương trình
Các chi phí mà một đơn vị tổ chức sự sẽ phải lên được kinh phí, dự trù và những phát sinh để biết được cách trình bày một hoạt động sự kiện một cách linh động và chỉn chu nhất. Trong đó có các chi phí như sau:
- Chi phí đi lại: Bao gồm các khoản bạn phải chi cho công tác vận chuyển, đưa đón đại biểu và các vấn đề khác liên quan.
- Chi phí thuê địa điểm: Khi bạn liên hệ để thuê mặt bằng tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ để khảo sát giá cả với các đơn vị cung cấp. Ngoài chi phí thuê địa điểm, hãy hỏi họ về các dịch vụ đi kèm như gửi xe, an ninh bảo vệ, vệ sinh…
- Chi phí phục vụ: Bao gồm các khoản chi cho đồ ăn và thức uống.
- Chi phí thiết kế: Tất cả các sự kiện đều phải có khoản chi này. Nó bao gồm việc trang trí khán phòng, cổng trào, nội thất…
- Chi phí cho âm thanh: Bao gồm việc thuê âm thanh, loa đài phục vụ cho công tác tổ chức sự kiện.
- Chi phí in ấn: Các khoản chi trong hạng mục này bao gồm vé mời, phù hiệu tên, sách giới thiệu, băng rôn, khẩu hiệu…
- Chi phí quà tặng: Quà tặng là phần mà rất nhiều khách hàng thích và tạo được thiện cảm nên OCEAN GROUP hạn chế khi tổ chức sự kiện mà để khách ra về tay không. Vậy nên, hãy tính toán cẩn thận và chi tiết tổng chi phí các loại quà tặng mà bạn muốn tri ân cho quan khách đến tham dự event.
Ngoài ra các chi phí sau cũng ảnh hưởng quan trọng tới bố trí ngân sách chạy chương trình
- Chi phí cho các hoạt động giải trí: Nếu sự kiện bạn tổ chức bao gồm các hoạt động vui chơi, giải trí như trò chơi, ca nhạc, biểu diễn…thì bạn hãy lưu ý về tổng chi phí của từng loại một.
- . Các chi phí phát sinh khác: Với các công việc “không tên” phát sinh chi phí thì bạn hãy cho vào mục này.
- . Hãy tạo cho mình một mục quỹ dự phòng: Cho dù có được hoạch định tốt đến đâu vì việc chi tiêu vượt qua ngân sách dự kiến là điều không thể tránh khỏi. Tùy thuộc vào quy mô hoặc sự phức tạp của sự kiện mà chúng ta có thể gia tăng ngân sách thêm 20% ngân sách sự kiện. Điều này sẽ giúp cho bạn không bị đi quá ngân sách.
- Chi phí dự kiến: Khi có kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn hãy dự kiến tổng chi phí là khoảng bao nhiêu? Với con số này, bạn có thể trao đổi trực tiếp với khách hàng của mình để hai bên dễ dáng làm việc với nhau hơn.
- Chi phí thực tế: Sau khi sự kiện kết thúc, bạn sẽ có được con số cụ thể về loại chi phí này. Tôi sẽ tính tổng chi phí của các loại kể trên để biết được ngân sách thực tế là bao nhiêu. Sau đó, bạn sẽ so sánh chi phí này với chi phí dự kiến để xem công tác tổ chức diễn ra như thế nào:
- Nếu chi phí thực tế > Chi phí dự kiến thì khách hàng của bạn phải bù thêm bao nhiêu.
- Nếu chi phí thực tế < Chi phí dự kiến thì khách hạng nhận lại bao nhiêu.
Từ các loại chi phí đã được hoạch định của hầu hết các đơn vị tổ chức sự kiện đều phải lưu ý, lên chi phí cụ thể và bám sát theo là yếu tố rất quan trọng. Hy vọng rằng các bạn sẽ có cho mình được sự cân đối trong các loại chi phí để các chương trình diễn ra thành công.
Để có những chương trình ấn tượng hãy liên hệ với chúng tôi
Công Ty Cổ Phần Quốc Tế OCEAN GROUP
Hotline: 0982 322 322